¶ Souscription au contrat
Schéma expliquant le principe général des souscriptions avec l'exemple d'un contrat Légumes avec une période d'absence:
¶ Raccourcissement de souscription en cas de départ anticipé
Si un membre est contraint de quitter l'AMAP, après avoir négocié un remboursement auprès du producteur, voici la méthode à suivre en 2 temps
1 - SOUSCRIPTION / GÉRER / MODIFIER / changer la date de fin qui correspond à la dernière distribution avant le départ du membre
2 - SOUSCRIPTION / GÉRER / PAIEMENTS / SAISIR UN PAIEMENT avec un montant négatif afin que le solde soit à zéro.
Si le contrat n'est pas accessible en cours d'exécution du contrat, avec les droits admin sur ce catalogue de la même manière vous pouvez également créer des souscriptions en cours d'année, qui ne couvriront donc que les futures distributions.
¶ Tri par ordre Chronologique / par nom
Le tri par ordre chronologique permet de connaître l'ordre des souscriptions par date d'inscription, utile quand le nombre de souscriptions est limité - permettant alors de créer une liste d'attente.
¶ Souscription en alternance
Il arrive régulièrement qu'un AMAPien souscrive à un produit (panier de légumes par exemple) en alternance avec un autre AMAPien. Le premier récupère alors la commande en semaine paire par exemple, et le deuxième en semaine impaire.
Il est possible de formaliser un tel fonctionnement dans Camap. C'est au coordinateur (référent) qui possède les droits admin sur le contrat qui modifie la souscription pour la faire partager avec un autre membre:
Chemin d'accès: SOUSCRIPTION / GÉRER / SOUSCRIPTION / GÉRER / MODIFIER
Dans l'exemple ci dessous MAEVA partage en alternance son panier de légumes de 12,50€ avec ESTELLE. Il est aussi possible de cocher “Inverser l'alternance” en fonction du choix des amapiens. S'il s'agit de prendre un panier en alternance, le montant total des commandes sera à partager dans la réalité.
Sur sa page d'accueil ci dessous ESTELLE notera que le 04 octobre cela sera à son tour de prendre le panier de légumes
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¶ La gestion des paiements
Comme présenté dans la charte AMAP, un principe prévaut pour la gestion des paiements en AMAP : le paiement à l'avance. En effet, l'engagement de l'AMAPien se traduit par le prépaiement du contrat le liant au producteur, dans le but de favoriser un revenu stable et connu pour ce dernier. Ce prépaiement se matérialise généralement par la réalisation d'un ou plusieurs chèques correspondant à l'ensemble des commandes prises sur une saison.
Cas du paiement d'un contrat AMAP classique Attention, une fois que la souscription est payée, il ne sera plus possible d'ajouter ou de supprimer des distributions. C'est normal puisque les adhérents se seront engagés sur un planning pré-défini et un nombre de distributions. Vous pourrez éventuellement décaler une distribution si jamais le producteur a un souci en cours d'année
¶ 1 - Mettre à jour un paiement individuel pour un seul membre
Il est possible au gré du temps d'intégrer un nouveau paiement pour un seul amapien en passant via le bouton “Gérer” associé à son nom, sur l'onglet Souscriptions du contrat concerné.
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¶ 2 - Mettre à jour des paiements en masse pour plusieurs membres
Dans CAMAP, il est possible d’effectuer une saisie en masse des paiements à l’aide du bouton « Saisie de paiements en masse ».
Une nouvelle fonctionnalité (version CAMAP octobre 2025) , intitulée « Pré-remplir tous les montants », a été ajoutée afin de faciliter et d’accélérer la saisie.
Lors de cette étape :
Les montants à saisir apparaissent en grisé, avec un point comme séparateur décimal ;
En validant l’option « Pré-remplir tous les montants », les montants sont automatiquement remplis et le séparateur décimal est converti en virgule.
Cette amélioration permet de gagner du temps tout en garantissant la cohérence du format des montants saisis
Pensez à cliquer sur le bouton “ Enregistrer les paiements ”
Remarques:
- la date est forcement la date du jour de la saisie (sinon repasser par la saisie de paiement individuel )
- Libellé: vous pouvez saisir du texte comme: “ 3 chèques de ……” ou bien les numéros des chèques ou tout autre annotation
¶ 3 - Transfert d'un solde de paiement sur le prochain contrat
Cette fonctionnalité permet le transfert d'un solde positif ou négatif généralement en fin de contrat AMAP vers un nouveau contrat AMAP avec le même producteur, cela intervient généralement lors de la régularisation à la fin du contrat AMAP variable ( exemple des contrats volailles dont le prix est au poids livré qui laisse apparaître à la dernière distribution un petit solde positif (remboursement logiquement du producteur) ou bien un petit solde négatif que le mangeur doit au producteur. Avec la fonction “ Transférer le solde” on peut ainsi reporter ce solde sur le prochain contrat de la nouvelle saison:
1 - Au préalable il faut que le membre souscrit au prochain contrat.
2 - Puis le chemin d'accès en suivant l'image ci dessous : CATALOGUES - SOUSCRIPTION - GÉRER - PAIEMENT - TRANSFERT LE SOLDE
Puis nouvelle fenêtre pour sélectionner la prochaine souscription de la nouvelle saison:
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