¶ Souscriptions au contrat
Schéma expliquant le principe général des souscriptions avec l'exemple d'un contrat Légumes avec une période d'absence:
En cas d'abandon de contrat en cours d'année (déménagement…) vous pourrez clore la souscription de manière anticipée en modifiant sa date de fin: “Gérer” puis “Modifier”
Vous pouvez également créer des souscriptions en cours d'année, qui ne couvriront donc que les futures distributions.
¶ Tri par ordre Chronologique / par nom
Le tri par ordre chronologique permet de connaître l'ordre des souscriptions par date d'inscription, utile quand le nombre de souscriptions est limité - permettant alors de créer une liste d'attente.
¶ Souscription en alternance
Il arrive régulièrement qu'un AMAPien souscrive à un produit (panier de légumes par exemple) en alternance avec un autre AMAPien. Le premier récupère alors la commande en semaine paire par exemple, et le deuxième en semaine impaire.
Il est possible de formaliser un tel fonctionnement dans Camap. C'est au coordinateur du contrat de paramétrer cela sur la souscription de l'AMAPien de référence. Attention, celle-ci ne doit pas être validée.
Chemin d'accès: SOUSCRIPTION / GÉRER / SOUSCRIPTION / GÉRER / MODIFIER
Dans l'exemple ci dessous MAEVA partage en alternance son panier de légumes de 12,50€ avec ESTELLE. Il est aussi possible de cocher “Inverser l'alternance” en fonction du choix des amapiens. S'il s'agit de prendre un panier en alternance, le montant total des commandes sera à partager dans la réalité.
Sur sa page d'accueil ci dessous ESTELLE notera que le 04 octobre cela sera à son tour de prendre le panier de légumes
¶ La gestion des paiements
Comme présenté dans la charte AMAP, un principe prévaut pour la gestion des paiements en AMAP : le paiement à l'avance. En effet, l'engagement de l'AMAPien se traduit par le prépaiement du contrat le liant au producteur, dans le but de favoriser un revenu stable et connu pour ce dernier. Ce prépaiement se matérialise généralement par la réalisation de un ou plusieurs chèques correspondant à l'ensemble des commandes prises sur une saison.
Cas du paiement d'un contrat AMAP classique Attention, une fois que vous que la souscription est payée, il ne sera plus possible d'ajouter ou de supprimer des distributions. C'est normal puisque les adhérents se seront engagés sur un planning pré-défini et un nombre de distributions. Vous pourrez éventuellement décaler une distribution si jamais le producteur a un souci en cours d'année
¶ 1 - Mettre à jour les paiements transmis pour un seul membre
Il est possible au gré du temps d'intégrer un nouveau paiement pour un seul amapien en passant via le bouton “Gérer” associé à son nom, sur l'onglet Souscriptions du contrat concerné.
¶ 2 - Mettre à jour les paiements en masse pour plusieurs membres
Il est aussi fréquent que de nombreux chèques associés à un contrat arrivent à un moment donné. Pour cela, Camap propose un outil de saisie en masse des paiements, via le bouton “Saisie de paiements en masse”.
Dans le champ libre “libellé” vous pouvez saisir du texte comme: “ 3 chèques de 35€” ou bien le numéro des chèques
¶ 3 - Transfert d'un solde de paiement sur le prochain contrat
Cette fonctionnalité permet le transfert d'un solde positif ou négatif généralement en fin de contrat AMAP vers un nouveau contrat AMAP avec le même producteur, cela intervient généralement lors de la régularisation à la fin du contrat AMAP variable ( exemple des contrats volailles dont le prix est au poids livré qui laisse apparaître à la dernière distribution un petit solde positif (remboursement logiquement du producteur) ou bien un petit solde négatif que le mangeur doit au producteur. Avec la fonction “ Transférer le solde” on peut ainsi reporter ce solde sur le prochain contrat de la nouvelle saison:
1 - Au préalable il faut que le membre souscrit au prochain contrat.
2 - Puis le chemin d'accès en suivant l'image ci dessous : CATALOGUES - SOUSCRIPTION - GÉRER - PAIEMENT - TRANSFERT LE SOLDE
Puis nouvelle fenêtre pour sélectionner la prochaine souscription de la nouvelle saison:
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