¶ Commandes
Cette rubrique permet d'accéder aux détails des commandes du contrat des futures dates de distribution et des anciennes commandes:
¶ 1 - Notifications par mail
A la date de fermeture de chaque commande ( contrat AMAP Classique et variable ) le producteur et le coordinateur peuvent en option décider de recevoir une notification par mail
CATALOGUES > GÉRER > MODIFIER LE CATALOGUE
Exemple de notification envoyée au producteur d'un contrat AMAP Classique à l'heure et date de la fermeture de la prochaine commande à livrer, avec le nom du ou des nouveaux souscripteurs depuis la dernière distribution.
Le nombre de colis à préparer prend en compte les absences dans le cas où l'option “Dates d'absences” a été renseigné
Exemple de notification envoyée au coordinateur d'un contrat AMAP Classique à l'heure et date de la fermeture de la prochaine commande à livrer, avec le nom du ou des nouveaux souscripteurs depuis la dernière distribution.
Le nombre de colis à préparer prend en compte les absences dans le cas où l'option “Dates d'absences” a été renseigné
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2 - Récapitulatif par produits
Permet au producteur d'avoir une image de sa future commande en temps réel
A la date de clôture de la commande ce récapitulatif est envoyé automatiquement au producteur comme “bon de commande”
¶ 3 - Export Excel/CSV
Permet l'export d'une commande au format CSV Unicode UTF-8, donc ensuite pour l'importation du fichier CSV il faudra respecter le format Unicode UTF-8 suivant:
¶ 4 - Les listes d'émargement des contrats AMAP
Il existe deux types de liste d'émargement correspondant au contrat AMAP classique et au contrat AMAP variable.
¶ Y accéder
Pour accéder à une liste d'émargement, quel que soit le type de contrat, le chemin à suivre est :
- CATALOGUES / GÉRER / COMMANDES / choisir une date et dernier bouton à droite LISTE D’ÉMARGEMENT
¶ Paramétrer une liste d'émargement AMAP d'un contrat classique
L'intérêt premier de la liste d'émargement d'un contrat classique est d'afficher sur une seule page un récapitulatif pour une période d'engagement et choisi, et non une seule distribution. Pour cela, vous disposez d'un générateur de liste permettant de jouer sur plusieurs critères :
- le format des contacts : il permet de séparer ou non les noms des AMAPiens et leur téléphone
- le format des produits : il permet d'afficher l'ensemble des produits commandés dans une seule colonne, ou créer une colonne par produit commandé, et indiquant le nombre d'unités commandés dans la case correspondante.
- le format des dates : Pour afficher si nécessaire l'année ou non, dès lors que le contrat s'étale sur une longue période.
- la hauteur des cellules : elle permet d'avoir une hauteur suffisante pour faire une croix, ou une plus grande pour réaliser une signature.
Vous disposez d'un aperçu en dessous du générateur pour visualiser les changements opérés, ainsi que de la possibilité d'exporter le fichier en format csv ou tableur. De cette manière, vous pouvez ajouter vos propres notes complémentaires sur le document à imprimer.
¶ Paramétrer une liste d'émargement AMAP d'un contrat variable
Pour les commandes variables, il n'est pas possible de réaliser un récapitulatif comprenant plusieurs dates puisque les produits sont variables d'une distribution à l'autre. Le générateur permet quant à lui de modifier la hauteur des cellules et la place des contacts pour optimiser l'espace et donc l'impression de la liste.
¶ 5 - Détails & Saisie des poids après pesée avec la volaille par exemple
Permet de saisir les poids en masse des produits réellement distribués après ou avant une distribution pour tous les contrats AMAP qui possèdent des produits définit avec un "Prix variable selon pesée" et “multi pesée” comme la volaille par exemple ( voir la rubrique gestion des produits )
A la fin de la saisie cliquer sur le bouton “Terminer la saisie” ou bien quitter la page de saisie
¶ 6 - Saisie des commandes en masse
Cette fonctionnalité permet de saisir les commandes en masse pour les contrats AMAP variable, par contre il nécessitera au préalable la création d'une nouvelle souscription .
1 - Après avoir sélectionner le membre parmi les souscripteurs, la commande par défaut éventuelle apparaît à gauche de l'écran
2 - Saisie des quantités par produit et par date
3 - Dans la limite des stocks (dans l'exemple, il s'agit d'un stock global pour toutes les dates) , le niveau du stock réagit en dynamique lors de la saisie
4 - Accès par ce bouton aux réglages des “Absences autorisées”
