¶ Comment bien configurer votre groupe AMAP ?
Les étapes de configurations suivantes sont proposées si vous êtes coordinateur ou administrateur de votre groupe CAMAP. Ce parcours chronologique vous permettra d'acquérir rapidement une méthodologie dans le paramétrage d'un nouveau contrat AMAP.
¶ 1 - Programmer des dates de distributions
Vérifier que les dates de distributions de votre contrat ou commande ne sont pas déjà existantes en cliquant sur l'onglet “Distributions”.
S'il vous manque des dates il faut commencer par créer un "calendrier" des dates de distributions de votre AMAP en créant un "Cycle de distributions" avec les paramètres suivants:
Détails dans l'aide en ligne : Les distributions
Chemin d'accès: onglet DISTRIBUTIONS
¶ 2 - Chercher ou créer un producteur
Puis chercher un producteur utilisant déjà CAMAP, ou bien créer un nouveau producteur s'il n'existe pas encore. il vous faudra connaître au minimum le nom de la structure juridique, son numéro de SIRET comme activité déclarée, et son adresse de messagerie.
Chemin d'accès: CATALOGUES / CHERCHER UN PRODUCTEUR
Détails dans l'aide en ligne: Ajout d'un producteur
¶ 3 - Choisir le type de contrat le mieux adapter
Il existe 2 type de contrats d'engagement au choix: “ contrat AMAP classique” quantités et produits fixes récurrents ou “contrat AMAP variable” quand les quantités et les produits varient à chaque distribution. Possibilité pour les 2 types de contrat de gérer des absences avec l'accord du producteur
Détails dans l'aide en ligne: contrat AMAP classique contrat AMAP variable
¶ 4 - Déclarer les produits du contrat
Dans cette rubrique vous allez définir les produits du contrat ( nom - prix - conditionnement - description - photo - Référence ou DLC ….) avec en option une gestion des stocks pour chaque produits.
Chemin d'accès: CATALOGUES / GÉRER / PRODUITS
Détails dans l'aide en ligne: les produits
¶ 5 - Planification des dates de distribution
Dans cette section, vous choisissez pour un contrat AMAP vos dates de participation aux distributions, en personnalisant vos dates d'ouverture et de fermeture de commandes, reporter une date de distribution suite à un aléa:
Chemin d'accès: CATALOGUES / GÉRER / DISTRIBUTIONS
Détails dans l'aide en ligne : ?
¶ 6 - Gérer les membres de votre AMAP
¶ Inviter des nouveaux membres dans votre AMAP
Commentaire de l'image ci-dessous: Il vous faudra (1) inviter les membres de votre AMAP, soit individuellement par courriel, soit (3) en important un grand nombre de membres avec un fichier des membres au format CSV. Pour inscrire un membre, il faut renseigner son nom + son prénom + son e-mail.
¶ Inviter votre producteur comme membre avec ou sans des droits d'administrations
Si votre producteur souhaite gérer lui même son catalogue, il suffit de l'inviter comme membre, puis une fois qu'il a accepté l'invitation lui donner les droits d'administration pour gérer son catalogue, il pourra ainsi être autonome pour consulter et imprimer ses commandes, voir gérer les paiements. Autrement dit les mêmes droits administrateur que son coordinateur en se partageant les rôles.
¶ Accéder au compte d'un membre de votre AMAP
Un outil de recherche rapide (4) permet d'accéder à sa fiche et à ses contrats , (2) des listes programmées permettent de sélectionner un profil précis de membres. Vous pouvez également gérer les cotisations des membres et leur historique.
Chemin d'accès: onglet MEMBRES
Détails dans l'aide en ligne : gestion des membres
¶ 7 - Les souscriptions
De préférence les membres saisissent leurs souscriptions en ligne pour alléger la tâche du coordinateur et permet la dématérialisation du contrat AMAP (la page Camap faisant foi). Cependant il est toujours possible que la saisie se fasse par le coordinateur manuellement. Une seule exception quand 2 membres se partagent en alternance un contrat AMAP (type panier de légumes).
Chemin d'accès: CATALOGUES / GÉRER / SOUSCRIPTIONS
Détails dans l'aide en ligne : Souscriptions
¶ 8 - Gestion des paiements
Quand le coordinateur ou le référent est en possession des paiements (chèques - virements - espèces) et avant de les remettre au producteur, une saisie en masse permet de connaître pour le producteur et le membre de l'enregistrement de ses paiements en amont de la distribution, ou plus tard le jour de la distribution.
Chemin d'accès: CATALOGUES / GÉRER / SOUSCRIPTIONS / SAISIE DES PAIEMENTS EN MASSE
Détails dans l'aide en ligne : ?
¶ 9 - Préparer la commande pour la livraison
Dans cette rubrique, vous découvrez comment le coordinateur ou le producteur peut consulter le niveau des commandes, faire un récapitulatif des commandes, et imprimer une feuille d'émargement:
Chemin d'accès: CATALOGUES / GÉRER / COMMANDES / date COMMANDE
Afin de faciliter la préparation de votre commande vous pouvez éditer un récapitulatif synthétique de votre commande, et imprimer un bon de commande
Détails dans l'aide en ligne : Commandes
¶ 10 - Organiser la distribution avec des membres permanenciers
Vous allez définir des rôles de permanenciers associé ou pas à un contrat:
Chemin d'accès: onglet PARAMÈTRES / PERMANENCES / AJOUTER UN RÔLE
Les membres peuvent s'inscrire (ou se désinscrire) aux permanences sur leur smartphone/tablette/ordinateur. Les membres de permanences reçoivent automatiquement un e-mail à une date prédéfinie pour leur rappeler leur rôle et les consignes pour organiser la distribution.
Un autre e-mail est envoyé automatiquement à une date prédéfinie s'il manque des membres pour assurer les permanences ou à la suite d'un désistement:
Chaque membre reçoit un e-mail 24h avant la distribution rappelant les produits à récupérer ( option par défaut qui peut-être désactivé par le membre )
Détail de l'aide en ligne: Les permanences
¶ 11 - Envoyer un courriel avec une messagerie ciblée
Chemin d'accès: onglet MESSAGERIE
Aide en ligne : Messagerie
